商机创业网: 企业资金管理常识

　　赚钱之前，必须首先明白应该如何接受付款、如何建立付款条件和赊销条款、如何管理资金。相信本文的指导意见会对你有所帮助。

　　接受付款以及资金管理是很有技术性的事情，因为除了客户之外，资金流转和合理的账户管理都是维持业务发展的条件。因此，即使雇用了专业会计师或簿记员，按时、足额受到货款以及懂得资金管理始终都应该是公司的头等大事。必须熟悉基本的簿记知识和资金管理原则及活动，例如赊销、银行结单、纳税申报表格、应收及应付款项等等。同样，还要自己考虑给客户提供的购买付款选择，包括现金、支票、银行借贷卡、信用卡、在线支付选择等等，同时也要为非现场支付建立付款条件和债务收取细则。

　　开户

　　一旦选定名字、注册了公司，那么下一步就要开通一个商业银行账户。开户过程非常简单。首先选择希望合作的银行（对小型企业态度友好的银行），然后打电话预约见面谈开户事宜。就这么简单。但是，去开户时，要带上个人身份证明、公司名称注册文件、公司执照，这些都是开通商业账户必需的材料。下一步就是在新账户中存入资金（甚至100美元都可以）。如果个人信用记录非常好，还可以要求银行为新账户增添信用贷款最高限额，公司要购买东西或者销售疲软时期信贷最高限额的用处就体现出来了，它能够为公司提供资金帮助，直到公司业务增长为止。此外，一定要咨询信用卡商业账户、借记账户、以及其它一些小型公司服务。

　　簿记

　　建立财务账簿有两种选择，要么自己做，要么请专业会计师或簿记员做。当然也可以二者兼备，平时自己做，年终时请专业会计师做财务决算和纳税申报表格。如果选择自己做账簿，那么一定要投资诸如Quickbooks或 Quicken等的会计软件，因为这些软件操作简单且富有趣味性。多数会计软件都能够开发票、记录银行结算情况和商业账户信息、追踪应付和应收款项。

　　如果即使有会计软件的帮助，你仍然对自己的簿记能力没有自信，那么建议请专业簿记员每个月管理账簿，再请特许专业会计师每个季度审核账簿，并准备公司的年终财务结算和捐税收入。联系U.S. Association of Chartered Accountants或者American Institute of Professional Bookkeepers都能够找到合适领域的会计师和簿记员。如果你在加拿大，则可以联系Chartered Accountants of Canada或者Canadian Bookkeepers Association。

　　如果你就是兼职想赚点额外收入，那么就完全没有必要用会计软件或会计服务，只要投资基本的总账，记录所有商业支出和销售就可以了。既然是独立经营，那就一定要使用常用方法，衡量需要多大投资、能获得多少收入和利润。同时，记住，要将所有业务和税务记录保存在安全的地方七年以上，这是美国以及加拿大国税局对企业收入和支出信息记录的最长时间限制。

　　接受现金、支票和借记卡

　　要像立足于如今这个竞争极其激烈的商业环境，你必须为顾客提供多种支付方式供顾客选择，包括现金支付、借记卡、信用卡以及电子现金等等。提供这些支付选择也是要付出成本代价的，开户费用、转账费用、设备出租费用、以及中介费等等。但是在21世纪的今天，这些支出都是经商的成本之一。尽管如此，你还是可以通过选择最佳价格的服务，从而降低成本。并不是所有银行、商业账户以及支付处理服务都是完全相同的，其费用也各有不同。你可以通过小型企业协会核实一下他们是否提供会员折扣，哪怕是2%的折扣，也能节省不小一笔钱。记住，顾客买东西付钱时，总是期望有多种支付选择的，如果你无法提供多种选择，那你的销售量肯定会日渐减少。

　　第一种支付方式就是现金支付，这种方式的最大优点就在于其流动性，不需要处理时间。只要收到现金，你就可以用它付账，可以投资其他商业活动，以增加企业的收入和利润。这种方式主要的缺点是，现金风险性较大，因为可能会遭到抢劫或者丢失现金。若遇到这种情况，如果没有纸质交易证明，也很难向保险公司索赔。就算你不愿意收现金，也总是会有人愿意支付现金，因此，要养成每天存款的习惯。另外，还要投资购买一个可靠的保险箱，以便无法将现金存进银行时，可以将现金存放在保险箱中。

　　如果你从事的是服务行业，那么顾客最喜爱的支付方式之一可能就是支票。你要采取一些预防措施，保证自己收到的不会是空头支票，尤其是和新客户进行交易时。要求对方出示带照片的证件，并且在支票上记下顾客司机的车牌号码。如果支票金额超出了所需金额，那么就要求顾客鉴定支票或者代以银行汇票，如果客户是公司的新顾客，那就更应该如此。此外，要养成检查支票日期和金额的习惯，确保一切无误。我曾经数次遇到过日期和金额错误的情况，出现这种简单的错误，可能会耗费很多时间去获得一张新支票。

　　借记卡不失为另一种选择，但是接受借记卡之前，你必须首先购买或者租一套借记卡终端设备。很多银行和信用合作社都为商业客户提供借记卡设备和服务。连接电话线的终端需要每个月约40美元的费用，蜂窝终端每个月需要大约100美元，此外还需要自发电话线以及蜂窝服务费用。银行还要收取每笔借记卡交易的交易费用，根据交易金额以及借记卡使用频率，交易费用在10到50美分之间不等。

　　开一个信用卡商业账户

　　很多消费者都不再使用纸币付账，转而垂青于塑料信用卡来交纳购物以及服务费用。实际上，为顾客提供信用卡支付方式，是企业取得成功的一个关键性因素。如果你计划网上交易，那么情况尤其如此，因为所有网络销售和财务交易都必须通过信用卡和电子现金实现。要为顾客提供信用卡支付方式，首先你必须开一个信用卡商业账户。第一步就是拜访你的合作银行或者信用合作社，或者联系商业账户经纪人（例如1st American Card Service、Cardservice International或者Merchant Account Express），咨询开户信息。如果你的信用状况良好，那么遇到的障碍就会比较少，但如果你的信用状况很糟糕，那么想开一个商业账户可能就比较困难，或者你必须得担保一份足额的安全存款。如果你仍然没有成功，那么下一个最好的办法就是，同提供网络支付服务的提供商合作，开一个账户，这个问题下面将会讨论。

　　开信用卡商业账户的优势数不胜数。实际上，研究表明，提供信用卡支付方式的商家的销售额上升了50%。如果接受在线信用卡支付、电话支付、邮件支付等等，或者在获得客户允许的前提下，定期从客户账户上扣除一定金额，那么商家的销售额涨幅就更不用提有多大了。当然了，所有这些都是有代价的，要向提供商支付一定费用，包括申请费、设立安装费、购买或租用处理设备和软件的费用、行政管理费、销售额2%到8%的交易处理费。这些费用都是经商的成本之一。

　　在线支付服务

　　在线支付服务允许商家和顾客之间通过网络进行电子货币流动。这些服务在消费者和商家中非常受欢迎。PayPal就是广受欢迎的在线服务之一，它在全世界45个国家里拥有超过4000万用户，提供个人和商业账户服务。这两类账户都允许互相电子转账，但是只有商业账户能够接受信用卡支付。在线支付服务的优点在于其快捷性、便利性、开户便宜，无论你属于何种信贷分类，不论你有多大的预期销售量，只要顾客有电子邮件账户，你就能接受其支付方式。你可以直接将钱存进自己的账户，也可以使用支票，或者使用借记卡。在线支付服务的唯一缺点在于，大多数服务都要求顾客访问自己的网站，完成交易，这样很多顾客往往会觉得麻烦，因而放弃了购买。但无论如何，在线支付服务的优点要远远大于其缺点。

　　确定支付条件

　　每一个小型企业家都需要确定自己的支付条件策略。尽管大家都想让支付方式标准化，但同时还要保持可变性，以满足不同顾客的不同需求。确定支付方式包括预付款、分期付款以及延长信用期。与优先提供服务或发送产品的客户签署明确、书面的支付条件是非常重要的，支付条件应该在你的各种估计表格中显示出来，包括正式合同和订单，也要在最终的发票和每月的账户陈述中显示出来。

　　担保性预付款

　　如果你从事的是服务行业，那么你最好养成先收钱再服务的习惯，尤其是涉及到产品销售的情况下，你必须要提前预付产品购款，因此一定要让顾客先交钱，再为他们提供服务，而且这种情况下，预付款必须足以抵偿原材料的价值。如果你只提供劳动力服务，那么最好在提供服务之前，保证收到至少三分之一或者一半的预付款。你的订单表格或合同应该清楚地写明预付款信息，以及取消订单合同时的返还策略。收取担保性的预付款是保证收回预算的最好方式。

　　分期付款

　　分期付款也是保证自己免受经济风险的方式之一。要想保证成功地收取分期付款，其中的关键在于，要提前安排好合同以及支付条件。至于分期付款的具体数额，一定要达成一致协议。你可以使用百分比计算分期付款，例如25%的预付款，原材料发货时交纳25%，项目有实质性进展时交纳25%，项目完成或者30天内交清剩余款项。或者，你也可以根据具体的工作、服务，确定具体的分期支付方式。不论你使用什么系统，大型项目中采取分期付款的方式能够大幅度降低经济风险的可能性。

　　延长信用期

　　大多数情况下，都没有必要延长顾客的信用期，除非你提供的是诸如病虫害防护之类逐月收费的服务，或者需要循序渐进完成的大型项目。一般来说，交易完成时应该要收齐所有款项。但是，在商家对商家的销售中，商业可以通常会要求一定的信用期，例如交货或者服务完成后30、60、90天，或120天。最理想的是尽快收到货款，因此你可以提供折扣，例如一周内付清款项，则提供2%的折扣。如果你真的延长了信用期，那么首先一定要核实对方的信用状况，尤其是涉及到大笔资金时。美国和加拿大有三家主要的信用报告机构：Trans Union、Equifax和Experian。这三家信用机构都能够面向所有曾经申请过信用期的个人、企业和机构编撰信用录。

　　收账

　　无论你有多小心多谨慎，有时候难免还是会遇到拖欠或者拒付的情况。那么如何才能收回账款呢？收账的第一原则就是，要将自己的联系渠道公开给欠债的客户，不断向对方施加压力，通过非胁迫性电话、信件或者个人拜访，以收回欠款。不要通过法律的方式逼迫客户换钱，但是你可以向对方解释，最好赶快还钱，也就是说，最好维持你们之间的合作关系，不还钱将伤害客户的信用，或者如果迟迟不还，你会通过法律的渠道提出诉讼。

　　另外一种方式就是雇佣收账机构来收取未偿债务。收账机构通常会在收账总额中扣除一定比例的钱，作为自己的佣金，佣金有时甚至高达50%。你可以首先通过Association of Credit and Collection Professionals，寻找合适的收账机构进行合作。

　　最后一种方式就是将欠款者告上小额索偿法院，但是要记住，每个州或省的小额索偿法院对于诉讼欠款额有着不同的规定，大概在1500到25000美元不等。各省或各州的诉讼费也各有不同，而且诉讼费是要提前缴纳的。但如果你胜诉了，这些费用会加到你的裁定额上。凭经验来看，提起诉讼的小型企业家通常会自行代理，因为可能追回的欠款额通常比较小，因此请律师花律师费有点划不来。即使你胜诉了，你也不一定能够追回欠款。你赢得的可能就是一纸判决，但是最终还是得通过法院抵押债权通知单或者抵押财产来追回欠款。联系当地法院，了解更多关于小额索偿法院的诉讼流程和诉讼费的信息。

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