IP 通信可以促进公司业务发展，但是在你采用前必须加以设计。
网络协议(IP)通信越来越受关注，通过网络传递声音和影像的方式可以带来很多便利并节约成本，同时还能带来很多新功能，像拨一次电话可以在几个设备上响起来，从而你就不会错过任何一个电话。
但是在你换掉传统的电话前，必须仔细界定你的IP通信要件。方法是采用一个路径图的方式，画出IP 通信系统。没有这样的路径图，你就会迷路，从而带来资金和时间的浪费。
如何画？下面给出五个步骤：
步骤 1: 知道 VoIP, IP 技术, 和 IP 通信之间的区别
VoIP 指的是通过IP数据网传递电话的一种方式，这种数据网可以是公共的，也可以是机构内部的。VoIP可以减少通信成本，因为通过网络传递电话比通过电话公司便宜。VoIP越来越多的代替了传统的家庭和小公司使用的长途电话和电话服务。
IP 电话 建立在VoIP 技术基础上，除了简单的电话功能外，还加入了一些电话会议和转接服务，这些服务过去都是通过Private Branch Exchange (PBX) 电话系统实现的，所以既贵又复杂。
IP 通信 在IP 电话的功能上增强了交流能力，IP 通信方案包括统一信息（一次性包括了声音、传真和邮件信息）。联接中心和其它像客户关系管理，多媒体中心相互联接，可以传递声音和图像。
知道了这些不同，有利于区分出哪些是你们小公司需要的电话系统，及以后的发展情况如何。
步骤 2:知道你的大客户使用的是什么产品
无论你公司规模有多大，你都有两种类型的顾客：标准型和大型。标准型需要的是基本的电话功能。这许多情况下，基本的电话功能就能满足他们的需要。
大型客房有进一步需要，他们经常要和顾客通电话，而且需要定期的三维会议，或者在通往飞机场的路上还要通电话。
为了钩画出最有效的IP 通信系统，确定出谁是大型客户，问问他们，多长时间就需要一次高级的电话方式服务（例如三维电话会议）。告诉他们哪些方式可能会给他们的工作带来便捷。
问完后，列一个清单写下顾客的需求，分成两类：标准型和大型。这样便于你将IP 通信系统提供给最需要的人。
步骤 3:区别哪些是必须做，哪些是做了更好。
你已经列出了清单，现在真正检查一下。为什么？由于大型只需要功能齐全，而不需要生产率的大幅度提高和成本的大量减少。而标准型客户不想要那些他们不需要的功能，他们甚至都不知道还有这些功能。将你的清单分成哪些是必须做，哪些是做了更好的。两者的区别在于：如果你没有能力，没有必须做会阻碍你的发展，而做了更好使用面不广，一般不会带来太大影响。
可以通过问自己以下问题，对哪些是必须做，哪些是做了更好加以区分：“我仅仅是为了模仿，还是新的商业问题带来了新问题？”
步骤 4:让每个人都对系统感兴趣。
如果你的员工无法正确使用，你就无法得到IP 通信系统的全部回报。而这些是可以通过培训改善的。更重要的是，会建立销售关系。让他们对你的IP 通信方式感兴趣，这样会让工作简化。
如何做？试着从一开始就增加一些小技巧。如果你开始的是一些小的基本的电话功能，如果持续使用，你的员工就会对它嗤之以鼻，甚至要求换一个新的体系。这样的话，你就会失去一个好的开端。
但是要去掉一些不常用的IP通信系统功能，像声音和邮件同时到达等功能。你要创造一些小事件让整个团队突然间想学新的系统了。
步骤 5: 采取循序渐进的方式。
尽管去掉一些不常用的IP 通信工具是个好主意，但是不要过分。
你的目标是一步一步的加上一些功能，从基本的关键的功能开始，不断增加新的功能。一旦人们对这个体系熟悉后，就要考虑增加一些新的功能。
这种盘旋式的增加方式有利于避免一开始有过多的标准型，而无法满足大型客房的需要。这样你可以仅仅投资于那些你需要的工具。而更重要的是，这样的发展方式有利于你公司的发展。
底线是：一旦绘出正确的框图，IP 通信系统就会推动公司的发展。这正是你从科技上能够得到的最大好处。
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